メール添付用にPDFを圧縮する方法 — PDF Proメール対応圧縮ツールを使って。
添付ファイルのアップロードに5分かけ、送信ボタンを押したら30秒後に「メッセージが大きすぎます」と返ってきた経験はありませんか。このガイドはそんな方のためのものです。Gmailの25 MB上限、Outlookの20 MB上限、Apple Mailの20 MB上限に、計算を自動でしてくれるプリセットを使って一発で収める方法をご紹介します。
必要なもの
- 最新のブラウザ
- 添付したいPDF
- 約2分（ファイルが小さければもっと短時間で完了）
- 別のタブで開いたメールの下書き（添付の準備を整えておく）
5つのステップ
メール対応圧縮ツールを開く
PDF Proメール圧縮ツールを開いてください。標準のPDF Pro縮小ツールと同じエンジンですが、メールボックス専用のプリセットが設定済みです。各プリセットはMIME符号化のオーバーヘッドを考慮しており、実際には公表上限の5〜10%下を目標とします。公表上限は符号化後のサイズだからです。
PDFをページにドロップする
ファイルをドロップゾーンにドラッグしてください。ページはファイルをローカルで解析します。アップロードはなく、現在のファイルサイズがMB単位で表示されるため、どれほど積極的に圧縮する必要があるかがわかります。すでに目標サイズ以下の場合、ページがその旨を表示し、残りのワークフローをスキップします。
適切なメールボックスプリセットを選ぶ
自分のメールプロバイダーではなく、受信者のメールプロバイダーに合わせてプリセットを選んでください。企業のOutlookユーザーに送る場合は、自分のGmail送信では25 MBが許可されていても、受信者のサーバーが上限を超えると拒否することがあるため、Outlookの20 MBプリセットが安全です。
結果が上限に収まったか確認する
結果パネルに新しいファイルサイズが表示され、プリセット上限以下であれば緑のチェックマーク、現在の品質レベルでそこまで圧縮できない場合は赤のフラグが表示されます。フラグが表示された場合は、品質を1段階下げて（「Mixed」→「Smaller」→「Smallest」）再度実行するか、PDFを2つの小さな添付ファイルに分割してください。
下書きに添付して送信する
「ダウンロード」をクリックし、メールのタブに切り替えて、圧縮されたファイルを下書きにドラッグしてください。作成し、送信し、今回は来ない返送通知を待ちましょう。元のファイルはディスク上にそのまま残っています。アーカイブ用に保管してください。
Gmail用にダウンロードよくある間違いと注意点
- 中程度の圧縮で十分なのに最大圧縮を選ぶ。PDFが上限をわずかに超えているだけなら、最大品質劣化は不要です。Gmailプリセットは最初は控えめな設定から始め、必要に応じて強化します。
- 受信者ではなく自分のメールボックス上限を目標にする。Outlook 365ユーザーは25 MBを送信できる場合がありますが、受信者の企業サーバーが20 MB超を拒否することがあります。受信者が使用していると思われるプロバイダーを選んでください。
- MIME符号化のオーバーヘッドを忘れる。メール添付はRAWバイトから約33%膨らみます。24 MBのPDFは転送時に約32 MBになることがあります。プリセットはこれを処理しますが、独自の上限を設定する場合は自分で計算する必要があります。
- 間違ったPDFを圧縮する。下書きにすでに元ファイルが添付されている場合、圧縮ファイルを添付する前に削除してください。ほとんどのメールクライアントは両方を保持し、サイズが倍になります。
- 受信者が実際に受け取ったか確認しない。返送通知がスパムフォルダーに静かにルーティングされることがあります。重要な送信は受信を確認してください。
トラブルシューティング
最大圧縮後もPDFが大きすぎます。
一部のPDF（高解像度のフォトブック、スキャンしたアートポートフォリオなど）は、許容できない品質劣化なしに25 MB以下に圧縮できません。ページ分割ツールでファイルを分割して2通のメールで送るか、Drive/OneDriveにアップロードしてリンクを共有することを検討してください。
Outlookが22 MBのファイルを拒否します。上限は25 MBのはずなのに。
OutlookのOffice 365上限はテナントポリシーによって25 MB未満になる場合があります。多くの企業では10 MBに下げています。Outlookプリセット（目標18 MB）を使用して再試行するか、受信者のITに確認してください。
Apple Mailが18 MBの添付ファイルを大きすぎると言います。
Apple MailのiCloudルートは20 MBが上限ですが、5 GBまでのファイルにはMail Dropが有効になります。受信者にはダウンロードリンクが届きます。Mail Dropが無効の場合は、カスタムで15 MBを目標に設定してください。
圧縮されたPDFの埋め込みフォントが失われました。
積極的な圧縮プリセットによって、フォントがソースよりもさらにサブセット化されることがあります。サブセット化は使用されているグリフを保持するため、受信者には正しく表示されるはずです。フォントの完全埋め込みが必要な場合は、テキスト保持モードを使用し、ファイルサイズが大きくなることを受け入れてください。
Gmailが25 MBを許可しているのに、なぜメールサーバーが24 MBを返送するのですか？
Gmailの25 MB上限は符号化後のメッセージサイズであり、添付ファイルのRAWサイズではありません。base64符号化後、24 MBのRAWデータは転送時に約32 MBになります。Gmailプリセットは符号化後も安全に収まるよう、RAWで約18 MBを目標としています。
添付の準備はできましたか？
メール圧縮ツールを開き、メールボックスプリセットを選んで、返送をなくしましょう。