ईमेल अटैचमेंट के लिए PDF कैसे कंप्रेस करें — PDF Pro ईमेल-टार्गेट कंप्रेसर का उपयोग करके।
यदि आपने कभी अटैचमेंट अपलोड होने के लिए पाँच मिनट इंतज़ार किया हो, भेजा हो, और 30 सेकंड बाद "संदेश बहुत बड़ा है" जवाब मिला हो — तो यह मार्गदर्शिका आपके लिए है। हम पहली बार में ही Gmail की 25 MB सीमा, Outlook की 20 MB सीमा, या Apple Mail की 20 MB सीमा के भीतर PDF लाएँगे, एक प्रीसेट के साथ जो आपके लिए गणना करता है।
आपको क्या चाहिए
- एक आधुनिक ब्राउज़र
- वह PDF जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं
- लगभग दो मिनट (यदि आपकी फ़ाइल छोटी है तो कम)
- दूसरे टैब में आपका ईमेल ड्राफ्ट खुला हो, संलग्न करने के लिए तैयार
पाँच चरण
ईमेल-टार्गेट कंप्रेसर खोलें
PDF Pro ईमेल कंप्रेसर खोलें। यह मानक PDF Pro रिड्यूसर जैसा ही इंजन है, लेकिन मेलबॉक्स-विशिष्ट प्रीसेट पहले से कॉन्फ़िगर किए गए हैं। प्रत्येक प्रीसेट MIME-एन्कोडिंग ओवरहेड का हिसाब रखता है — यह वास्तव में प्रकाशित सीमा से ~5–10% कम लक्ष्य रखता है, क्योंकि प्रकाशित सीमा एन्कोडिंग के बाद की होती है।
पेज पर अपनी PDF छोड़ें
फ़ाइल को ड्रॉप ज़ोन पर खींचें। पेज इसे स्थानीय रूप से पार्स करता है — कोई अपलोड नहीं — और आपको MB में वर्तमान फ़ाइल आकार दिखाता है ताकि आप जान सकें कि कंप्रेशन कितना आक्रामक होना चाहिए। यदि आप पहले से ही अपने लक्ष्य से कम हैं, तो पेज आपको बताता है और शेष वर्कफ़्लो छोड़ देता है।
सही मेलबॉक्स प्रीसेट चुनें
वह प्रीसेट चुनें जो प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता से मेल खाता हो, ज़रूरी नहीं कि आपके से। यदि आप किसी कॉर्पोरेट Outlook उपयोगकर्ता को भेज रहे हैं, तो Outlook 20 MB प्रीसेट अधिक सुरक्षित है — भले ही आपका Gmail आउटबाउंड 25 MB की अनुमति दे, प्राप्तकर्ता का सर्वर उनकी सीमा से अधिक किसी भी चीज़ को अस्वीकार कर सकता है।
पुष्टि करें कि परिणाम सीमा में फिट है
परिणाम पैनल नई फ़ाइल आकार दिखाता है — हरे चेक के साथ यदि आप प्रीसेट सीमा से कम हैं, या लाल झंडे के साथ यदि PDF वर्तमान गुणवत्ता स्तर पर उतनी छोटी नहीं हो सकती। यदि झंडा लगा है, तो एक स्तर कम करें (मिश्रित → छोटा → सबसे छोटा) और फिर से चलाएँ, या PDF को दो छोटे अटैचमेंट में विभाजित करें।
ड्राफ्ट में संलग्न करें और भेजें
Download पर क्लिक करें, अपने ईमेल टैब पर स्विच करें, और कंप्रेस की गई फ़ाइल ड्राफ्ट पर खींचें। लिखें, भेजें, और इस बार न आने वाले बाउंस का इंतज़ार करें। मूल फ़ाइल डिस्क पर अपरिवर्तित है — इसे संग्रह के लिए रखें।
Gmail के लिए डाउनलोड करेंसामान्य गलतियाँ और सावधानियाँ
- जब मध्य-स्तर पर्याप्त हो तो Maximum कंप्रेशन चुनना। अधिकतम गुणवत्ता हानि अनावश्यक है यदि आपकी PDF केवल थोड़ी सीमा से अधिक है। Gmail प्रीसेट रूढ़िवादी रूप से शुरू होता है और ज़रूरत पड़ने पर बढ़ता है।
- अपनी मेलबॉक्स सीमा को लक्ष्य बनाना, प्राप्तकर्ता की नहीं। Outlook 365 उपयोगकर्ता कभी-कभी 25 MB भेज सकते हैं लेकिन प्राप्तकर्ता कॉर्पोरेट सर्वर 20 से अधिक किसी भी चीज़ को अस्वीकार करते हैं। प्राप्तकर्ता का अपेक्षित प्रदाता चुनें।
- MIME-एन्कोडिंग ओवरहेड भूलना। ईमेल अटैचमेंट कच्चे बाइट की तुलना में ~33% फूल जाते हैं। 24 MB PDF तार पर ~32 MB के रूप में पहुँच सकती है। प्रीसेट इसे संभालते हैं; कस्टम सीमाएँ नहीं जब तक आप गणना न करें।
- गलत PDF कंप्रेस करना। यदि आपके ड्राफ्ट में पहले से मूल संलग्न है, तो कंप्रेस की गई कॉपी संलग्न करने से पहले उसे हटाएँ — अधिकांश क्लाइंट दोनों रखेंगे, आपका आकार दोगुना करेंगे।
- यह जाँच न करना कि प्राप्तकर्ता को वास्तव में मिला। बाउंस कभी-कभी चुपचाप स्पैम फ़ोल्डर में जाते हैं। महत्वपूर्ण भेजने के लिए रसीद की पुष्टि करें।
समस्या निवारण
Maximum कंप्रेशन के बाद भी PDF बहुत बड़ी है।
कुछ PDF (हाई-रेज़ फ़ोटो बुक, स्कैन किए गए आर्ट पोर्टफोलियो) अस्वीकार्य गुणवत्ता हानि के बिना 25 MB से कम नहीं हो सकतीं। फ़ाइल को पेज स्प्लिटर से विभाजित करने और दो ईमेल में भेजने पर विचार करें, या Drive/OneDrive पर अपलोड करें और लिंक साझा करें।
Outlook 22 MB फ़ाइल को अस्वीकार कर रहा है जबकि सीमा कथित रूप से 25 है।
Outlook का Office 365 कैप टेनेंट नीति के आधार पर 25 MB से कम हो सकता है — कई उद्यम इसे 10 MB तक कम करते हैं। Outlook प्रीसेट (लक्ष्य 18 MB) का उपयोग करके फिर से प्रयास करें, या प्राप्तकर्ता के IT से जाँचें।
Apple Mail कह रहा है कि 18 MB पर मेरा अटैचमेंट बहुत बड़ा है।
Apple Mail का iCloud रूट 20 MB पर कैप करता है लेकिन 5 GB तक की फ़ाइलों के लिए Mail Drop सक्षम करता है — प्राप्तकर्ता को डाउनलोड लिंक मिलता है। यदि Mail Drop अक्षम है, तो Custom 15 MB लक्ष्य पर जाएँ।
कंप्रेस की गई PDF ने एम्बेडेड फ़ॉन्ट खो दिए।
आक्रामक कंप्रेशन प्रीसेट कभी-कभी स्रोत से अधिक फ़ॉन्ट सबसेट करते हैं। प्राप्तकर्ता को फिर भी सही रेंडरिंग दिखनी चाहिए क्योंकि सबसेटिंग उपयोग किए गए ग्लिफ़ संरक्षित करती है। यदि आपको पूर्ण फ़ॉन्ट एम्बेडिंग चाहिए, तो बजाय इसके टेक्स्ट रखें मोड का उपयोग करें और बड़ी फ़ाइल स्वीकार करें।
मेरा मेल सर्वर 24 MB क्यों बाउंस करता है जब Gmail 25 की अनुमति देता है?
Gmail की 25 MB सीमा एन्कोडेड संदेश आकार पर है, कच्चे अटैचमेंट पर नहीं। base64 एन्कोडिंग के बाद, आपकी 24 MB कच्ची तार पर ~32 MB बन जाती है। Gmail प्रीसेट एन्कोडिंग के बाद सुरक्षित रूप से कम रहने के लिए ~18 MB कच्चा लक्ष्य रखता है।
संलग्न करने के लिए तैयार हैं?
ईमेल कंप्रेसर खोलें, मेलबॉक्स प्रीसेट चुनें, और बाउंस से बचें।